Executive Assistant des Managements (m/f/d)

Permanent employee, Part-time · Onemedia Germany, Munich

Read job description in:
Worum es geht?
Organisation, Vertragsmanagement oder Buchhaltung sind Schlagworte, mit denen Sie vertraut sind? Perfekt! Wenn Sie eine erfahrene Assistentin der Geschäftsleitung sind, lesen Sie weiter. 

Als zentrale Ansprechperson für die Geschäftsleitung unterstützen Sie diese im Tagesgeschäft durch die Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben. Darüber hinaus sind Sie als Kommunikationsprofi für die Abwicklung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie für die interne/externe Kommunikation zuständig. Sie sind z. B. für die Einhaltung von Terminen, die Vorlage von Dokumenten und die Organisation von Reisen zuständig. Der Kontakt zu relevanten Personen, externen Organisationen, Partnern usw. ist für Sie Usus, so dass Sie problemlos Sitzungen organisieren oder Tagesordnungen vorbereiten können. Darüber hinaus unterstützen Sie das Managementteam mit Ihren kreativen Fähigkeiten bei der Erstellung von Präsentationen und Protokollen und bereiten Projekte vor. Sie sind ein Organisationsgenie - Vertragsmanagement (einschließlich Vorbereitung zur digitalen Signatur und Ablage) liegt Ihnen im Blut. Sie haben einen besonderen Fokus auf Buchhaltung und Rechnungswesen: Dazu gehört die Prüfung und Aufbereitung von Belegen für die Buchhaltung oder Rechnungsstellung und die Nachbearbeitung von Rechnungen in Absprache mit dem Beratungsteam. Neben Ihren Hauptaufgaben blicken Sie auch gerne über den Tellerrand hinaus und helfen bei besonderen Projekten wie der Organisation von Teamevents oder Kundenveranstaltungen.
Ihre Aufgaben
Zum einen helfen Sie dem Managementteam, effizienter zu arbeiten und damit das Unternehmen voranzubringen. Darüber hinaus unterstützen Sie als Profi für Kommunikation, Rechnungswesen und Buchhaltung den reibungslosen Ablauf zentraler unternehmensinterner Prozesse.
Ihr Profil
Erforderliche Fähigkeiten: 
  • Kaufmännische Ausbildung, idealerweise Bachelor-Abschluss oder Sekretariatsausbildung mit fortgeschrittenen Kenntnissen in den Bereichen Rechnungswesen und Buchhaltung
  • Sie arbeiten selbstständig, sind aber auch ein guter Team-Player
  • Sie setzen Prioritäten stets richtig und haben ein gutes Gespür dafür, Bedürfnisse zu antizipieren
  • Organisationstalent mit einem guten Blick für Details 
  • Hohes Maß an Vertraulichkeit
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, präzise schriftliche Ausdrucksweise und ein Auge fürs Detail 
  • Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind erforderlich
  • Sie denken proaktiv voraus und die kontinuierliche Optimierung des Bestehenden ist Ihnen ein Anliegen
Die Stelle wird offiziell für den Unternehmensstandort München angeboten. Es besteht auch die Möglichkeit, diese Stelle remote zu besetzen, jedoch muss der offizielle Wohnsitz zwingend innerhalb Deutschlands liegen. Kandidaten, die ihren Wohnsitz außerhalb Deutschlands haben, können wir leider nicht berücksichtigen.
Warum wir?
  • Einarbeitung: Begrüßungsrunde, Kaffee-Chat und Onboarding Day - wir sorgen für Ihren perfekten Start.
  • Ausbildung: Alles, was Sie noch nicht wissen, bringen wir Ihnen bei und versichern Ihnen eine extrem steile Lernkurve.
  • Entwicklung: Sie haben die Chance, einen großen Einfluss auf die Entwicklung eines jungen Unternehmens zu nehmen und über sich hinauszuwachsen.
  • Verantwortung: Hohe Verantwortung vom ersten Tag an und anspruchsvolle Aufgaben - es wird sicher nicht langweilig.
  • Flexibilität: Aufgrund eines sehr flexiblen Arbeitsumfeldes ist eine gute Work-Life-Balance gesichert
  • Team: Wir sind ein junges, engagiertes Team mit flachen Hierarchien, das sich gegenseitig den Rücken stärkt.
  • Erreichbarkeit: Modernes Büro mit guter Anbindung an alle Standorte in München - Home Office inklusive.
Wir glauben, dass nichts Bestand hat, wenn wir nicht offen für Veränderungen sind. Bei Onemedia Consulting entwickeln wir uns dynamisch mit dem Marketing- und Technologieumfeld weiter.

Deshalb suchen wir Sie als Assistent/in der Geschäftsleitung, der/die durch sein/ihr Organisationstalent und sein/ihr kaufmännisches Wissen die rasante Entwicklung des Unternehmens maßgeblich unterstützt. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Arbeitsbeziehungen zu erfahrenen Führungskräften aufzubauen und zur allgemeinen Effektivität unserer Organisation beizutragen. Als Assistent/in der Geschäftsleitung werden Sie eine zentrale Position im Unternehmen einnehmen, in der Sie als Ansprechpartner/in mit vielen verschiedenen Interessengruppen zu tun haben werden. Sie übernehmen ein hohes Maß an Verantwortung, arbeiten selbständig, treiben Themen voran und helfen der Geschäftsleitung, den Arbeitsalltag so reibungslos wie möglich zu gestalten. 
Über uns
Onemedia Consulting ist ein junges Start-up-Unternehmen mit Standorten in München (Deutschland), Luzern (Schweiz) und Vilnius (Baltics). Wir konzentrieren uns auf Marketing Technology Consulting und unterstützen unsere Kunden in den Bereichen Marketing Strategy, Marketing-Operations und Marketing-Analytics & Optimization.

Wir sind der Meinung, dass die digitale Transformation in den Köpfen und Herzen der Menschen beginnen muss, die die Unternehmen von heute führen. Wir wollen sie begleiten, mit ihnen lernen und schließlich gemeinsam erfolgreich sein.

Als zertifizierter Adobe Marketo Engage Partner, einer führenden CRM Lead Management Lösung, sind wir darauf spezialisiert, unsere Kunden bei der Implementierung von Marketing Automation Systemen und Lead Management Lösungen zu unterstützen. Um den Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden, bieten wir ihnen ein flexibles Modell der Zusammenarbeit, entweder als fester Bestandteil ihres Teams, als Spezialist für eine bestimmte Zeit oder selektiv nach Bedarf.

Unsere Kunden kommen aus den unterschiedlichsten Branchen: Gesundheitswesen, Automobilindustrie, Fertigung, usw. Wir glauben nicht an das traditionelle Agenturmodell, sondern geben unser Wissen an unsere Kunden in einer kooperativen Weise weiter. Die Vergangenheit hat den Erfolg unseres Modells gezeigt, indem wir namhafte Unternehmen wie Carl Zeiss, Konica Minolta oder Sartorius in ihrem Lead Management Prozess begleitet haben.
What is it about?
Organization, contract management or accounting are keywords you are familiar with? How cool! If you're an experienced Executive Assistant, you might want to read on.

As the central contact person for the management, you will support them in their day-to-day business by handling administrative and organisational tasks. In addition, as a communications expert, you will be responsible for handling correspondence in German and English as well as internal/external communications. For example, you will be responsible for ensuring that deadlines are met, documents are submitted and travel arrangements are made. Contact with relevant persons, external organisations, partners, etc. is no problem for you, so that you can easily organise meetings or prepare agendas. Furthermore, you support the management team with your creative skills in creating presentations, minutes and prepare projects. You are an organisational genius - contract management (including preparation for digital signature and filing) is in your blood. You have a special focus on bookkeeping and accounting: This includes checking and preparing documents for accounting or invoicing and post-processing invoices in consultation with the consulting team. In addition to your main tasks, you also like to think outside the box and assist with special projects such as organising team events or client events. 
Your mission
On the one hand, you will help the management team to work more efficiently and thereby move the company forward. In addition, as an expert in communications, accounting and bookkeeping, you support the smooth running of central internal company processes. 
Your profile
Required skills: 
  • Commercial education, ideally a Bachelor's degree or secretarial qualification with advanced knowledge in the field of accounting and 
    bookkeeping
  • Ability to work autonomously, but also to be a great team player
  • Excellent ability to prioritise and anticipate needs
  • Organisational talent with a good eye for detail 
  • High level of confidentiality
  • Very good communication skills, precise written skills and an eye for detail 
  • Fluency in German and English is required
  • You proactively think ahead and the continuous optimisation of the existing is a matter of concern to you
The position is officially offered for the company location in Munich, Germany. There is also the possibility to fill this position remotely, but the official residence must necessarily be within Germany. Unfortunately, we cannot consider candidates whose place of residence is outside Germany. 
Why us?
  • Onboarding: Welcome round, a newcomer coffee, and onboarding day - we ensure your perfect start.
  • Training: All the things you don’t know yet, we’ll teach you and affirm you an extremely steep learning curve.
  • Development: You have the chance to have a big impact on a young company’s development and grow beyond yourself.
  • Responsibility: High responsibility from day one and challenging tasks - it won’t get bland.
  • Flexibility: With a flexible working environment, you can find your work-life balance.
  • Team: We are a young, driven team with flat hierarchies having each other’s back.
  • Accessibility: Modern office with a good connection to all locations in Munich - Home Office inclusive.
We believe that nothing lasts unless it is open to change. At Onemedia Consulting, we dynamically evolve with the marketing and technology environment.

That is why we are looking for you as an Executive Assistant to the Management, who will significantly support the rapid development of the company through your organisational talent and commercial knowledge. This is a great opportunity to build working relationships with experienced leaders and contribute to the overall effectiveness of our organisation. As an Executive Assistant you will occupy a central position in the company, where you will deal with many different stakeholders as a contact person. You will take on a high level of responsibility, work independently, drive topics forward and help the management to make the daily work routine as smooth as possible.
About us
Onemedia Consulting is a young start-up company with locations in Munich (Germany), Lucerne (Switzerland), and Vilnius (Baltics). We are focused on Marketing Technology Consulting, enabling our customers in the area of Marketing Strategy, Marketing-Operations, and Marketing-Analytics & Optimization.

We believe that digital transformation needs to start with the hearts and minds of the people driving today's organizations. We want to be there to guide, learn, and ultimately succeed together.

As a certified Adobe Marketo Engage partner, — a leading CRM Lead Management solution — we are specialized in supporting our clients in the implementation process of marketing automation systems and lead management solutions. In meeting our clients’ requirements, we offer them a flexible model of collaboration, either as an integral part of their team, as a specialist for a certain time or selective as required.

Our clients come from different industries: Healthcare, Automotive, Manufacturing, etc. We do not believe in the traditional agency model but rather hand on our knowledge to our customers in a collaborative way. The past has shown the success of our model, accompanying well-known companies such as Carl Zeiss, Konica Minolta, or Sartorius in their Lead Management process.
Your application!
We appreciate your interest in Onemedia Consulting. Please fill in the following short form. Should you have any difficulties in uploading your files, please contact us by mail at careers@onemedia-consulting.com.

Please upload your CV, recent certificates as well as a brief cover letter (in total max. 20 MB).

Click to select multiple files or use drag-and-drop
Click to select multiple files or use drag-and-drop

Uploading document. Please wait.